職業柄「この支払いは経費になるのか？」という事をよく聞かれます。この質問を受けたときに私自身がどういう返事をしているのかを具体例を交えて書こうと思います。
なお、具体例については、あくまでも私はこのように判断してアドバイスしているということですので、このような方法が100%正解とは限りません。他の税理士や税務署が違うことを言うかもしれませんので、その点を含んだ上で読んで下さい。
その支払いが売上との対応関係があるか？
経費になるかどうかの質問を受けた際に、私が必ず最初に話すのが「売上との対応関係があるかどうか？」という事です。
支払いが売上と対応が無ければ経費になりません。
単に○○の支払いが経費になる？ならない？だけで判断していません。
だから、この「○○の支払い」という部分的な情報だけでは判断できません。その会社の業種業態、会社の取引先、その他会社に関する情報を知ったうえで判断する必要があります。
無料相談会場で個別相談には応じられないとされているのは、このような理由があるからです。相談時間が限られてる無料相談会場で初対面の人から会社の話を延々と聞く時間はありませんので。
そして、対応関係には直接対応と間接対応があります。この間接対応に当てはまる経費の判断が難しいです。
食事代が経費になるかの判断の具体例
たとえば、不動産業を経営者が食事に行ったとします。その食事代の領収書は経費になりますか？なりませんか？
誰と食事に行ったか？は重要です。今回は省略しますが食事した相手によって経費になる、ならないの判断が分かれます。そして、単に不動産業と言ってもその業態は色々です。物件の全ての管理を管理会社に任せてしまうサブリース取引なら、そもそもサブリース会社以外から収益が上がることはありません。ですのでサブリース以外の人と行った食事代は、売上との対応関係が無い、経費に落ちないという判断になります。
一方で不動産会社が自分で入居テナントを探してくる必要がある場合は、他の不動産業者からの情報仕入れは重要です。
食事のときに「うちの所有する××ビルの1室が今度空くんです。どこか物件を探している人はいませんか？」と話すと、「実は私の知り合いの会社がその辺りで物件を探していまして。今度紹介しますよ。」なんて話が出る可能性もあるかもしれません。
今はネットで情報が取れる時代になりましたが、実はまだネット上に公開される前の情報だってあります。
私ならこのの不動産業者が支払った食事代は、経費になると判断します。もちろん食事したお店や金額、食事代が占める経費全体の割合なども見たうえでの判断になりますが。
ゴルフセットが経費なるかの判断の具体例
普段ゴルフをしない釣り好きの社長がいたとします。その社長がゴルフを取引先から強く誘われて仕方なくゴルフ道具を揃えた場合、そのゴルフセットの代金は経費になりますか？
特に商品や製品の納品先、つまり売上の上がる相手から強く誘われた場合は行かざるを得ません。ヘタをすると取引量を減らされたり、取引を断られる可能性があります。
私がこのゴルフセット代を経費として認める場合は、以下のようなことをお願いしています。
まず会社名義でゴルフ道具を買うことです。ゴルフ道具の保存場所はもちろん会社内、社員も接待ゴルフで使える状態にしておきます。ゴルフ道具全てに会社名を書いておきます。
そして、ゴルフ道具を使う度に使用記録簿に記録します。もちろんゴルフに同行した取引先名なども記録します。さらに会社の接待ゴルフ以外の私用ゴルフには一切使用しないということを約束させます。
これは何をしているか分かりますか？
会社の営業という業務としてゴルフに行くための支出ですよ、社長が私的に使っていませんよという証拠作りです。税務署が調査に来てこのゴルフ道具について質問してきたときのための防衛策です。
ここまで証拠資料が揃っていれば、税務職員も簡単に否認（経費として認めない）することは相当難しいと思います。この税務職員はこれらの証拠資料をひっくり返すだけの対抗策を考える必要がありますが、ここまで証拠資料を揃えられると普通はまず否認できないと思います。
逆の普段釣りをしないゴルフ好きの社長が、取引先から釣りに強く誘われて仕方がなく釣り道具を揃えて取引先と行った場合も同じです。
単にゴルフ道具や釣り道具は経費で落とせるか？と聞かれても、じっくりと話を聞けない場合には、YESでもNOでもないとしか言いようが無いうのが正直なところです。
勿論嘘をついてこの様なことをしてはいけませんが、税務調査対応というのはこのようなことの積み重ねが重要です。
書類に残す。正しい名義人の名前で契約する。記録する。
食事代の領収書も同じです。社外の誰と社内の誰が行ったのか？を領収書にメモ書きして下さい。日付や宛名の無い領収書はダメです。
繰り返しになりますが、税務署は証拠があれば、その証拠をひっくり返すだけの別の証拠が必要になってきますので、きちんと証拠資料を揃えて理論武装された経費については、否認（経費として認めない）することが難しくなります。
今回具体例で挙げたのは、たった2つですが、経費の支払の種類はほぼ無限にあります。「この支払いは経費としてちょっとどうかな？」と思ったときは、税理士に相談して下さい。金額の大きな経費は支払う前に事前に税理士に確認した方がいいと思います。
