2026年も年が明けて、2025年（令和7年分）の確定申告の準備をされている方も多いかと思います。
ご自身で一年分の計算をする方は、相当な時間が掛かることが予想されます。
本来は随時計算するのが望ましいのですが･･･
そうは言っても、とりあえずは2025年（令和7年分）の1年分をまとめて計算しないといけません。
仕方なく、レシートの束を上から順番にひたすらレシートを無造作に入力していませんか？
今回はご自身で一年分の計算する場合の集計のコツ、考え方などについて、解説します！
（特にレシートや領収書などを会計ソフトに手入力するケースを想定しています。エクセルデータを入手、加工できる場合は断然エクセル加工の方が早いです。）
種類ごとにレシートを分ける
まず最初にレシートを支払いの種類ごとに分けます。
分け方はあまり細かく分けすぎると大変なので、主に支払い内容が同じものに分けます。
ガソリン代ならガソリン代、同じお店の仕入代なら同じお店の仕入代という感じです。
たまにしか出てこない支払いは、その他の支払いとして、まとめておきます。
なぜ、入力前にレシートを分けるのか？
それは会計ソフトのある機能を有効に使うためです。
どの会計ソフトでも入力する内容はほぼ同じです。
- 日付
- 会計科目
- 金額
- 消費税の課税区分
- 支払い内容
会計ソフトには前行複写という機能がついています。これがポイントです！
1つ前に入力した内容と同じ内容であれば、わざわざ入力しなくても、エンターキーを押すだけで入力できます。
先ほど会計ソフトに入力する内容として、
- 日付
- 会計科目
- 金額
- 消費税の課税区分
- 支払い内容
の5つを挙げましたが、あらかじめ同じ内容のレシートを集めておけば、会計科目、消費税の課税区分、支払い内容の3つはエンターキーの連打で済みます。
日付と金額の2つだけ入力すればいいということです！
「たったこれだけ？」と思うかもしれませんが、これをするだけで入力スピードは全然違います。
最初にレシートを分ける作業が増えますが、無造作に入力するよりも早くてメリットが多いです。（次のブロックで説明します）
同じ入力作業を繰り返す方が早くてミスが少ない
無造作に入力する場合、毎回入力する内容が異なるので、入力するたびに確認する作業が入ります。
そして、毎回入力する内容が異なるので、科目の選択誤りなどのミスもどうしても増えます。（消耗品費の科目を選択したと思っていたら、実は一つ下の雑費を間違ってクリックしていたとか）
先ほどの最初にレシートを分けるという作業からスタートすることで、
- レシート分けのときは、レシートを分けることだけを考える
- 入力作業のときは、日付と金額の2つだけの入力に集中する。（他の項目はエンターキー連打）
- 数字のチェックは、数字のチェックだけに集中する。
同じ作業を繰り返す方が圧倒的に早くてミスが少ないです！
預金入力はまず期末残高が合うまで1年分入力してしまう
次は預金の入力の話です。
複式簿記の青色申告決算書を作成する場合、1年間の預金の入出金を会計ソフトに入力します。
入力中に不明な入金や出金があったとして、いちいち調べたりせずに、いったん仮受金や仮払金で入力します。
先ほどのレシート分けの話と同じです。
入力作業中はひたすら入力します。途中で調べもので手を止めない！ということです。
入力が終わった後で、不明な入出金を調べます。
先に入力作業を終えることで、「あとは仮受金と仮払金を潰すだけ！」となり、気持ちが楽になります。
これが、不明な入出金があるごとに手を止めていると、いつまで経っても入力が終わりません。
入力作業と調べものは分離しましょう。
入力後のチェック作業について
入力後はチェック作業です。
予想値と大幅なズレはないか？
期中で処理をしていなくても、大まかな利益の数値はご自身で把握されているかと思います。
ご自身の肌感覚の年間利益と大きくズレていないか？を確認します。
前年比で異常値がないか？
同じような年間取引内容であれば、同じような数値になるはずです。
理由が無く大幅に増減している科目があれば、科目が間違っているなど処理誤りの可能性が高いです。
あとは、各年度末の入出金に注意です。
特に翌年以降入金の今年売上分は計上もれしやすいので要注意です。
とりあえず、年間の各科目の金額を計算しているわけですから、その年間ごとの金額の計算の枠内に収まっているのであれば、多少の月のズレは目をつぶりましょう。
まとめ
1年分の入力を一気にするということですので、
レシートなどの資料の区分→ひたすら入力→じっくり数字のチェック と、各工程をしっかりと分けるというのが、早くかつ正確に集計するポイントとなります。
各工程をしっかりと分けて作業することで、「手が止まっている時間」つまり、「考えている時間」「迷っている時間」というのが劇的に減ります！
1年間の入力を一気にするのは大変です。
今回は仕方がないとして、来年以降は毎月少しずつ入力することをおすすめします。
